Là m việc trong lÄ©nh vá»±c dịch vụ khách hà ng là má»™t công việc khó khăn đòi há»i nhiá»u kỹ năng giao tiếp cá nhân.
Sau khi tất cả, Dịch vụ khách hà ng là giải quyết vấn Ä‘á», Phải? Khách hà ng của bạn sẽ không liên hệ vá»›i bạn vì há» muốn có má»™t cuá»™c trò chuyện vui vẻ. Há» sẽ muốn bạn giải thÃch Ä‘iá»u gì đó, sá»a chữa Ä‘iá»u gì đó hoặc là m Ä‘iá»u gì đó cho há». Má»™t số ngÆ°á»i trong số há» sẽ khó chịu; những ngÆ°á»i khác sẽ tức giáºn.
Äó là lý do tại sao má»™t nhân viên dịch vụ khách hà ng cần rất nhiá»u trá»±c giác và sá»± đồng cảm để giải quyết vấn Ä‘á» của há» và tránh những tình huống khó chịu.
Vấn Ä‘á» là , khách hà ng đôi khi yêu cầu Ä‘iá»u gì đó mà bạn không thể là m cho há». ±·Ã³ có thể Ä‘i ngược lại chÃnh sách hoặc tháºm chà đi ngược lại lẽ thÆ°á»ng. Trong những tình huống nhÆ° váºy, bạn sẽ phải thừa nháºn Ä‘iá»u đó và hy vá»ng rằng há» sẽ không nổi giáºn.
May mắn thay, có một cách phổ biến giúp tránh xung đột, giữ khách hà ng hà i lòng và giao hà ng. dịch vụ khách hà ng đặc biệt.
±·Ã³ giao tiếp tÃch cá»±c, khả năng truyá»n tải thông Ä‘iệp, tháºm chà cả những thông Ä‘iệp tiêu cá»±c, tÃch cá»±c.
Cách là m chủ ngôn ngữ tÃch cá»±c trong dịch vụ khách hà ng
Giao tiếp không chỉ là lá»i nói và trao đổi thông tin. Từ ngữ là má»™t phần quan trá»ng của thông Ä‘iệp, nhÆ°ng giá»ng Ä‘iệu chúng ta sá» dụng và ngôn ngữ cÆ¡ thể cÅ©ng quan trá»ng.
Tại sao ngôn ngữ cÆ¡ thể và giá»ng Ä‘iệu lại quan trá»ng đến váºy?
Có nhiá»u khả năng ngÆ°á»i nháºn sẽ tin tưởng các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ hÆ¡n là nghÄ©a Ä‘en của từ.
Theo , má»i ngÆ°á»i tin và o giá»ng Ä‘iệu và cá» chỉ (38% và 55%), hÆ¡n là lá»i nói (7%). ±·Ã³ được biết đến nhÆ° lÃ
1. Ngôn ngữ cơ thể (55%)
Hãy tưởng tượng rằng bạn đã mua hà ng bằng dịch vụ giao hà ng, nhÆ°ng hóa ra hỠđã gá»i Ä‘Æ¡n đặt hà ng của bạn cho ngÆ°á»i khác. Bạn mong đợi được hoà n lại tiá»n và má»™t lá»i xin lá»—i, phải không?
Và bây giá», hãy tưởng tượng có hai nhân viên cá»a hà ng và cả hai Ä‘á»u Ä‘ang xin lá»—i bạn. Äầu tiên hỠđứng trÆ°á»›c mặt bạn và nói “Tôi rất xin lá»—iâ€. Há» duy trì giao tiếp bằng mắt. Nét mặt của há» cho thấy há» Ä‘ang tham gia và o cuá»™c trò chuyện. Há» sá» dụng cá» chỉ cởi mở. Tôi Ä‘oán bạn sẽ chấp nháºn lá»i xin lá»—i.
NhÆ°ng Ä‘iá»u gì sẽ xảy ra nếu ngÆ°á»i kia nói “Tôi rất tiếc vì Ä‘iá»u đó đã xảy ra†nhÆ°ng há» lại nằm dà i trên ghế và nhắn tin cùng lúc? Tôi không biết bạn thế nà o, nhÆ°ng tôi sẽ phát Ä‘iên khi thấy Ä‘iá»u gì đó nhÆ° thế.
Má»i ngÆ°á»i thà phân tÃch cá» chỉ của bạn hÆ¡n là lá»i nói. Vì váºy, đây là má»™t số mẹo vá» cách kiểm soát cÆ¡ thể và gá»i tÃn hiệu tÃch cá»±c đến khách hà ng:
- Luôn mỉm cÆ°á»i khi chà o há»i hoặc nói chuyện vá»›i khách hà ng. Ngay cả khi bạn Ä‘ang nói chuyện qua Ä‘iện thoại và khách hà ng không thể nhìn thấy bạn, Ä‘iá»u đó sẽ tạo ra sá»± khác biệt rất lá»›n trong giá»ng nói của bạn và há» sẽ nghe thấy bạn Ä‘ang cÆ°á»i.
- Nếu bạn bán
mặt đối mặt, há»c cách duy trì giao tiếp bằng mắt. - Ngồi hoặc đứng thẳng khi nói chuyện vá»›i khách hà ng.
- Äừng bắt chéo tay hoặc chân.
- Hãy nhớ thư giãn vai của bạn.
Phần quan trá»ng và khó khăn nhất là luôn cố gắng suy nghÄ© tÃch cá»±c. Những suy nghÄ© tiêu cá»±c được thể hiện qua ngôn ngữ cÆ¡ thể!
2. Giá»ng Ä‘iệu (38%)
Theo , 65% khách hà ng thÃch phong cách bình thÆ°á»ng hÆ¡n là trang trá»ng.
Sá» dụng giá»ng Ä‘iệu thân thiện trong những tình huống trung láºp được đánh giá cao hÆ¡n nhiá»u. ±·Ã³ là m cho toà n bá»™ trải nghiệm dịch vụ khách hà ng trở nên cá nhân hÆ¡n và cải thiện mối quan hệ vá»›i khán giả.
Ngay cả khi bạn phải nói Ä‘iá»u gì đó có thể không là m hà i lòng khách hà ng, giá»ng Ä‘iệu của bạn sẽ giúp bạn thuyết phục khách hà ng rằng bạn xin lá»—i và khiến há» bình tÄ©nh lại.
Tất nhiên, chúng ta cần đánh giá xem khi nà o thì bình thÆ°á»ng là quá bình thÆ°á»ng.
Thay vì sá» dụng những từ lóng, sẽ an toà n hÆ¡n khi sá» dụng ngôn ngữ tá»± nhiên. Ngoà i ra, hãy nhá»› Ä‘iá»u chỉnh giá»ng Ä‘iệu của bạn cho phù hợp vá»›i tình huống. Sẽ không phải là má»™t ý kiến ​​hay nếu bạn bắt đầu má»™t cuá»™c trò chuyện thân máºt khi . Nếu trÆ°á»ng hợp nhạy cảm, nếu khách hà ng khó chịu, nếu phải xin lá»—i hoặc từ chối yêu cầu của khách hà ng thì tốt nhất nên là m má»™t cách trang trá»ng.
3. Lá»i nói tÃch cá»±c vá» dịch vụ khách hà ng (7%)
Tháºt Ä‘Æ¡n giản để tÃch cá»±c khi bạn có thể xá» lý các yêu cầu của khách hà ng. Má»i chuyện trở nên phức tạp khi khách hà ng yêu cầu bạn Ä‘iá»u gì đó mà bạn không thể là m được vì:
- Bạn không biết là m thế nà o để là m Ä‘iá»u đó.
- Bạn không được phép là m Ä‘iá»u đó.
- Tạm thá»i không thể là m được Ä‘iá»u đó.
Trong tình huống nhÆ° váºy, bạn sẽ phải thông báo cho há» rằng yêu cầu của há» không thể được thá»±c hiện - và bạn phải giải quyết nó má»™t cách tÃch cá»±c để khách hà ng không khó chịu.
Nguyên tắc quan trá»ng nhất của giao tiếp bằng lá»i nói là quên “khôngâ€, “không thể†và “không†vì đây là những lá»i tồi tệ nhất có thể nói vá»›i khách hà ng.
Nếu bạn phải nói vá»›i khách hà ng rằng không có váy Ä‘á», hãy há»i xem há» có muốn thá» mà u khác không. Nếu há» muốn nó có mà u Ä‘á», bạn có thể tìm mẫu tÆ°Æ¡ng tá»± và đỠnghị kiểm tra. Tất cả là việc bạn thể hiện vá»›i khách hà ng rằng bạn sẵn sà ng giúp đỡ.
±·Ã³ tạo nên sá»± khác biệt lá»›n!
![lá»i nói tÃch cá»±c và tiêu cá»±c trong dịch vụ khách hà ng](https://don16obqbay2c.cloudfront.net/wp-content/uploads/customer_service-03-03-03-1472638875.jpg)
Lá»i nói tÃch cá»±c và tiêu cá»±c trong dịch vụ khách hà ng
Giao tiếp với khách hà ng một cách hiệu quả
Äiá»u tuyệt vá»i vá» giao tiếp tÃch cá»±c là má»i ngÆ°á»i Ä‘á»u có thể là m chủ được nó. Có má»™t số quy tắc bạn phải tuân theo nếu muốn cung cấp dịch vụ khách hà ng tốt hÆ¡n. Những Ä‘iá»u nhÆ° chăm chú, chủ Ä‘á»™ng lắng nghe, để ngÆ°á»i nói nói hết câu là điá»u cần thiết cho má»i cuá»™c trò chuyện, không chỉ giữa khách hà ng và ngÆ°á»i đại diện.
Äiá»u cÅ©ng rất quan trá»ng là sá» dụng những từ phù hợp và tránh những từ tiêu cá»±c khó chịu nà y để bạn có vẻ nhÆ° muốn giúp đỡ ngÆ°á»i nói của mình. Bạn phải luôn tá» ra hữu Ãch, vì váºy nếu bạn không thể là m những gì khách hà ng yêu cầu, hãy Ä‘á» xuất má»™t giải pháp thay thế.
Sá» dụng giá»ng Ä‘iệu phù hợp và nếu không cần thiết, hãy cố gắng tránh quá trang trá»ng (không ai thÃch nói chuyện vá»›i robot) và kiểm soát cÆ¡ thể của bạn. Má»i ngÆ°á»i chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ hÆ¡n bạn nghÄ©!
cÅ©ng Ä‘á»c: Cách Xá» lý Phản hồi Tiêu cá»±c: HÆ°á»›ng dẫn Thá»±c hà nh
- Dịch vụ khách hà ng trong thÆ°Æ¡ng mại Ä‘iện tá»: Các phÆ°Æ¡ng pháp hay nhất
- Nuôi dưỡng Khách hà ng là gì và Là m thế nà o để Bắt đầu
- Sá»± hà i lòng của khách hà ng: Tầm quan trá»ng, Và dụ, Cách Ä‘o lÆ°á»ng
- Cá nhân hóa thÆ°Æ¡ng mại Ä‘iện tá»: Mẹo, thủ thuáºt và lợi Ãch
- Cách xỠlý phản hồi tiêu cực
- Nghệ thuáºt giao tiếp tÃch cá»±c trong dịch vụ khách hà ng
- AI đang thay đổi dịch vụ khách hà ng như thế nà o
Tá»± phục vụ: Má»™t cách hợp lý để mở rá»™ng quy mô há»— trợ khách hà ng- Xây dá»±ng mối quan hệ khách hà ng bá»n chặt
- Phần má»m thà nh công của khách hà ng bạn cần cho doanh nghiệp